FAQ GBA-Portaal

Hoe moet ik me aanmelden voor een onderneming?

• U klikt op: “Indienen als onderneming”  
• U klikt op de actie die u wenst uit te voeren 
• Volg de instructies op het scherm 

De onderneming waarvoor ik me wens aan te melden heeft een KBO-nummer 

Vul het KBO-nummer van de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden in en los de rekensom op,  u wordt doorgeleid naar de FAS omgeving. 

Opgepast! u dient over de rol “GBA_documentum_Vertegenwoordiger” te beschikken in eGov en deze dient actief te zijn. (zie FAQ: Roltoewijzing en (hoofd)toegangsbeheer). 

De rol “GBA_documentum_Vertegenwoordiger” werd u nog niet toegekend? Contacteer de (hoofd)toegangsbeheerder of de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming waarvoor u wenst in te loggen om u de rol toe te kennen via ‘Mijn eGov-rollenbeheer’. De Gegevensbeschermingsautoriteit kan u deze rol niet toekennen. (zie FAQ: Roltoewijzing en (hoofd)toegangsbeheer) 

De onderneming waarvoor ik me wil aanmelden heeft een KBO-nummer en bevindt zich niet op deze lijst 

Vul het KBO-nummer van de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden in en los de rekensom op, u wordt doorgeleid naar de volgende pagina. 

Vul het vestigingsnummer van de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden in en los de rekensom op, u wordt doorgeleid naar de registratiepagina of aanmeldpagina indien u reeds gekend bent. 

De onderneming waarvoor ik me wens aan te melden heeft geen KBO-nummer. 

Klik op ik heb geen KBO-nummer, klik desgevallend op ik heb geen Europees BTW-nummer. 

Vul het Europees BTW-nummer, of desgevallend het uniek landnummer, van de onderneming in waarvoor u zich wenst aan te melden en los de rekensom op. U wordt doorgeleid naar de registratiepagina of aanmeldpagina indien u reeds gekend bent. 

Opgepast! Belgische ondernemingen met een Europees BTW-nummer dienen zich aan te melden via hun KBO-nummer. 

Waar vind ik de verschillende handleidingen terug?

• De handleidingen bevinden zich op de pagina’s van elke actie die u kunt uitvoeren op het nieuwe portaal:
  • Het melden van een gegevensinbreuk
  • Het beheren van een DPO-case:
  • Aanmelden op het portaal
  • Handleiding voorafgaande raadpleging (DPIA)

Welke stappen dien ik te ondernemen om de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ te verkrijgen?  

• Indien de onderneming waarvoor u op het GBA-portaal wenst aan te melden nog geen online toegangsaanvraag heeft gemaakt als onderneming bij CSAM:  

1. De wettelijk vertegenwoordiger (WV) van de onderneming moet zich aanmelden met een van de digitale sleutels op deze website. Opgepast! Enkel de wettelijk vertegenwoordiger kan een online toegangsaanvraag maken. (Volg de step-by-step guide).  
2. De wettelijke vertegenwoordiger dient een Hoofdtoegangsbeheerder binnen zijn onderneming aan te wijzen, dit moet zichzelf, een werknemer of een andere wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming zijn; (volg de step-by-step guide). 
3. De Hoofdtoegangsbeheerder kan nu via my-Egov de rol ‘GBA_Documentum_beheerder” aan u toewijzen (zie eveneens deze handleiding voor rollenbeheer). 

• Indien de onderneming waarvoor u op het GBA-portaal wenst aan te melden reeds een online toegangsaanvraag heeft gemaakt als onderneming bij CSAM:
  1. De aangestelde (co-)Hoofdtoegangsbeheerder, dient u de rol “GBA_Documentum_Vertegenwoordiger” toe te wijzen op my-Egov (volg de handleiding)

Waar kan ik vinden wie de wettelijke vertegenwoordiger(s) is/zijn van de onderneming waarvoor ik tracht aan te melden en die mij de rol moeten toewijzen?  

• In de statuten van de onderneming; 
• Via de kruispuntbank van ondernemingen - public search indien er personen zijn die een wettelijke functie in de onderneming uitoefenen (bestuurder, oprichter, beheerder). 

Kan de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ voor eenzelfde onderneming aan meer dan één persoon worden toegewezen.  

• Ja, er staat geen limiet op het aantal personen aan wie deze rol kan worden toegewezen.

Kan de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ aan iemand worden toegewezen die niet als werknemer verbonden is aan de onderneming (bijvoorbeeld aan een advocaat)? 

• Ja, de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming kan deze rol ook toewijzen aan personen buiten de eigen onderneming. 

Ik had vroeger toegang tot het GBA-portaal en nu niet meer. Wat moet ik doen?  

• Ga na of het voor de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden wel mogelijk is om met eIDAS (FAS) aan te melden.  
• Het is mogelijk dat de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ is vervallen of werd ingetrokken.  Dit kan ik zien door in te loggen op deze website en op ‘Mijn roltoekenningen’ te klikken. Contacteer de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming waarvoor u zich wil aanmelden indien u opnieuw de rol wil ontvangen.

Ik heb de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ aangevraagd en heb nog steeds geen toegang. Wat moet ik doen?

• U heeft nog geen toegang omdat uw aanvraag nog moet worden goedgekeurd door de wettelijke vertegenwoordiger of (hoofd)toegangsbeheerder van de onderneming in naam waarvan u zich op ons portaal wenst aan te melden. 

bis-nummer: hoe verkrijg ik een dergelijk nummer? 

• Deze FAQ is enkel interessant indien u als buitenlander namens een onderneming toegang wenst te verkrijgen tot het GBA-portaal 
• Het bis-nummer is een uniek identificatienummer voor personen die niet ingeschreven zijn in het Rijksregister, maar toch een relatie hebben met de Belgische overheden. 
• Indien u nog niet over een bis-nummer beschikt, wordt er voor u in principe automatisch één aangemaakt indien u zich via (FAS) aanmeldt op ons portaal. Let op: dit is enkel geldig als u een nationaliteit hebt van een land waarvoor er een op Europees niveau erkend identificatiemiddel bestaat. Heeft u een andere nationaliteit, dan is aanmelden op ons portaal helaas niet mogelijk. 
• Om vervolgens uw bis-nummer te achterhalen moet u telefonisch contact opnemen met de dienst Sigidis waarna deze dienst na enkele controlevragen uw bis-nummer aan u zal meedelen. Het is mogelijk dat het enkele dagen duurt vooraleer uw bis-nummer werd aangemaakt. Wij raden u daarom aan op pas na enkele dagen contact op te nemen met deze dienst. 
• Contact dienst Sigidis: https://sigedis.be/nl/contact 
• Het bis-nummer kan u vervolgens communiceren aan de wettelijke vertegenwoordiger of de hoofdtoegangsbeheerder voor de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden op ons platform. Deze persoon zal uw bis-nummer moeten ingeven op het platform ‘Mijn eGOv-rollenbeheer’ wanneer deze persoon aan u de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ wenst toe te kennen. Deze rol is vereist om namens een onderneming toegang te krijgen tot ons platform. 

Mijn onderneming heeft een KBO-nummer en een wettelijke vertegenwoordiger met een buitenlandse nationaliteit. Hoe moet de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ aan mij toegewezen worden? 

• Als de wettelijke vertegenwoordiger een buitenlandse nationaliteit heeft van een land waarvoor er een op Europees niveau erkend identificatiemiddel bestaat, dan kan deze persoon deze rol toewijzen. Om na te gaan of de wettelijke vertegenwoordiger zich in deze situatie bevindt, volg de volgende stappen: login met FAS > kies ‘LOG IN with an electronic identification means recognized at European level’ > Indien de nationaliteit van de wettelijke vertegenwoordiger hier getoond wordt, kan de wettelijke vertegenwoordiger via het platform ‘Mijn eGOv-rollenbeheer’ de rol toekennen.  
• Als de wettelijke vertegenwoordiger zich niet in de bovenstaande situatie bevindt, dan kan deze persoon zich via andere digitale sleutels op het platform ‘Mijn eGOv-rollenbeheer’ aanmelden om de rol toe te kennen. Om deze andere sleutels te activeren moet de wettelijke vertegenwoordiger zich eerst laten registreren bij een lokaal registratiekantoor. Er is een registratiekantoor bij FOD Beleid en Ondersteuning – DG Digitale Transformatie in Brussel, maar u kan ook terecht bij een gemeente met een lokaal registratiekantoor. Klik hier voor meer informatie.  

Ik ben een persoon met een andere nationaliteit en wens toegang te krijgen voor een onderneming met een KBO-nummer. Wat moet ik doen?  

• Als u een nationaliteit hebt van een land waarvoor er een op Europees niveau erkend identificatiemiddel bestaat, dan kan u toegang verkrijgen tot de applicatie. Om na te gaan of u zich in deze situatie bevindt, volg de volgende stappen: login met ‘FAS’ > kies ‘LOG IN with an electronic identification means recognized at European level’ > Indien uw nationaliteit hier getoond wordt, kan u inloggen op ons portaal op voorwaarde dat aan u de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ werd toegewezen. Bij het toewijzen van de rol zal u aan de wettelijke vertegenwoordiger of de hoofdtoegangsbeheerder voor de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden uw bis-nummer moeten doorgeven. Dit is een uniek identificatienummer voor personen die niet ingeschreven zijn in het Rijksregister, maar toch een relatie hebben met de Belgische overheden. Zie een andere FAQ voor meer informatie over het bis-nummer.  
• Heeft u een nationaliteit van een land waarvoor er geen op Europees niveau erkend identificatiemiddel bestaat, dan kan u geen toegang verkrijgen tot de applicatie voor deze onderneming. 

Hoe wijzigt u de gebruikerstaal van uw account?  

Telkens wanneer u inlogt zal u gevraagd worden uw taal van uw account te bepalen/bevestigen (per profiel). 

Hoe wijzigt u uw e-mailadres dat verbonden is aan uw account?  

Telkens wanneer u inlogt zal u gevraagd worden uw e-mailadres van uw account te bepalen/bevestigen (per profiel).  

Kan ik Deel 1 van een melding van een gegevensinbreuk indienen zonder ingelogd te zijn?  

• De onderneming waarvoor ik een melding wil doen beschikt over een KBO-nummer en bevindt zich niet op deze lijst?: JA  
• De onderneming waarvoor ik een melding wil doen beschikt over een KBO-nummer en bevindt zich op deze lijst: NEE  
• De onderneming waarvoor ik een melding wil doen beschikt niet over een  KBO nummer: NEE  

Wat betekent de foutmelding: “Forbidden” als ik een document heb opgeladen bij Deel 2 van een Gegevensinbreuk-melding?  

• Het opladen van documenten dient aan volgende regels te voldoen:  
  • De benaming van het document heeft maximum 255 tekens  
  • Volgende tekens zijn uitgesloten: ~ “ # % & * : < > ? / \ { | }
  • Bepaalde extensies zijn niet mogelijk om op te laden  

Wat betekent de foutmelding: “Voldoet niet aan het patroon”? 

• U heeft mogelijks meer tekens ingebracht dan toegelaten in een specifiek veld. Vrije tekstvelden hebben een maximum van 100 tekens (inclusief spaties), tenzij anders vermeld.

• Specifieke velden met afwijkend aantal tekens:  

  • Advies DPO: 500 tekens 

  • Samenvatting gegevensinbreuk: 2500 tekens 

Hoe komt het dat ik geen herinneringsmails omtrent het indienen van deel 2 ontvang op het e-mailadres dat gekoppeld is aan mijn account?  

• De herinneringsmails omtrent het indienen van deel 2 worden verstuurd naar het e-mailadres dat werd opgegeven bij de contactpersoon voor de gegevensinbreuk in het formulier. 

Hoe komt het dat ik de herinnerings- en ontvangstbevestiging-mail deel 2 in een andere taal ontvang dan die waarvan ik deel 2 heb ingediend?  

• De taal van de herinnering- en ontvangstbevestiging-mail wordt bepaald op basis van de taal waarmee u deel 1 hebt ingediend. Indien u deel 1 hebt ingediend in het Nederlands en deel 2 in het Frans, zal u de herinnerings- en ontvangstbevestiging-mail deel 2 in het Nederlands ontvangen.  

Wat betekent het als mijn Gegevensinbreuk-dossier de status afgewerkt heeft in het portaal?  

• Dit betekent dat het dossier werd behandeld en afgesloten binnen het Algemeen Secretariaat van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna: GBA) overeenkomstig art. 39, §1 Reglement van Interne Orde van de GBA.  
• Dit betekent geenszins dat er geen inspectie-dossier zou opgestart kunnen worden overeenkomstig art. 39, §2 j° art. 85, punt 7° Reglement van Intern Orde van de GBA.  

Wat gebeurt er als u Deel 2 van een gegevensinbreuk-dossier niet tijdig heeft ingediend (niet ingediend binnen de 21 kalenderdagen volgend op Deel 1)?  

• In dat geval begaat u mogelijks een inbreuk tegenover art. 33.4 AVG. U heeft immers niet conform de modaliteiten en zonder onredelijke vertraging alle informatie verstrekt.  
• Dit gegeven kan worden meegenomen als element om het dossier overeenkomstig art. 39, §2 Reglement Interne Orde ter kennis te brengen van de Inspectiedienst.  

Kunt u een DPO aan- of afmelden voor een onderneming?  

• JA: U dient zich aan te melden voor de onderneming waarvan u een DPO wenst aan- of af te melden (zie FAQ: “hoe aanmelden”) 
• U kunt enkel een DPO afmelden indien u beschikt over een actieve DPO-case (zie handleiding: DPO-case) 

Kunt u gegevens wijzigen aan de DPO-case van een onderneming? 

• JA: U dient zich aan te melden voor de onderneming waarvan u de gegevens van de DPO-Case wenst te wijzigen (zie FAQ: “hoe aanmelden”) 
• U kunt enkel bepaalde gegevens aan de DPO-case voor een onderneming wijzigen. Om sommige gegevens aan de DPO-case voor de onderneming te wijzigen, dient u eerst de DPO af te melden en dient er een nieuwe DPO-aanmelding plaats te vinden (lees handleiding). 

Hoe kan ik de Gegevensbeschermingsautoriteit bereiken indien ik problemen ondervind?  

• Gelieve eerst de FAQ’s en/of handleidingen door te nemen, in 99,9% van de gevallen vindt u hier het antwoord terug.  
• Blijven de problemen aanwezig ? Gelieve het formulier in te vullen en dit ingevulde formulier via mail te sturen naar support-dms@apd-gba.be.