FAQ GBA-Portaal

Een overzicht van de meest voorkomende vragen betreffende de procedures in het GBA-Portaal.

Hoe aanmelden

Hoe moet ik me aanmelden voor een onderneming?

De onderneming waarvoor ik me wil aanmelden heeft een KBO-nummer en bevindt zich niet op deze lijst = 99,9% van de Belgische ondernemingen:

via knop: “Aanmelden via eIDAS account (FAS)”
Opgepast! u dient over de rol “GBA_documentum_Vertegenwoordiger” te beschikken in eGov (zie FAQ: roltoewijzing en (hoofd)toegangsbeheer)

De onderneming waarvoor ik me wil aanmelden heeft een KBO-nummer en bevindt zich op deze lijst.

Is de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden reeds geregistreerd?
- JA: gebruik knop: “Aanmelden met account”.
- NEE : gebruik knop: “Registreer” en volg flow.
- IK WEET HET NIET: gebruik knop “Registreer” en volg flow. Indien uw onderneming reeds gekend is, zal het niet mogelijk zijn om u opnieuw te registreren voor dezelfde onderneming.

De onderneming waarvoor ik me wil aanmelden heeft geen KBO-nummer.

Is de onderneming waarvoor u zich wenst aan te melden reeds geregistreerd?
- JA: gebruik knop: “Aanmelden met account”.
- NEE: gebruik knop: “Registreer” en volg flow.
- IK WEET HET NIET: gebruik knop “Registreer” en volg flow. Indien uw onderneming reeds gekend is, zal het niet mogelijk zijn om u opnieuw te registreren voor dezelfde onderneming.Wat wordt bedoeld met “Aanmelden via Account”?

Wat wordt bedoeld met “Aanmelden via Account”?

Ik wil mij aanmelden op het GBA-portaal in naam van een onderneming waarvoor reeds een account bestaat en het is niet mogelijk om via: “Aanmelden eIDAS account (FAS) aan te melden, namelijk voor:
- Ondernemingen die geen KBO-nummer hebben;
- Ondernemingen die een KBO-nummer hebben, maar zich via vestigingseensheidsnummer dienen te registreren (zie lijst);
Het gebruik van de knop “Aanmelden via account” vereist volgende voorafgaande actie: de onderneming in naam waarvan ik me wil aanmelden op het GBA-portaal is reeds geregistreerd.

Wat wordt bedoeld met “Aanmelden eIDAS account (FAS)?”

Ik wil mij aanmelden op het GBA-portaal inloggen in naam van een onderneming die over een KBO-nummer beschikt.

Indien de onderneming waarvoor ik me wil aanmelden zich op volgende lijst bevindt, dient u zich aan te melden via de knop “Aanmelden via Account” (zie FAQ: “Wat wordt bedoeld met ‘Aanmelden via Account?’

Voorgaande vereiste acties om zich aan te melden via “Aanmelden via eIDAS-account (FAS)”:

Ik dien over de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger” te beschikken voor de onderneming in wiens naam ik wil aanmelden op het GBA-portaal. Dit kan ik zien door hier in te loggen en op ‘Mijn roltoekenningen’ te klikken:
- De rol werd mij nog niet toegekend
  - Contacteer de (hoofd)toegangsbeheerder of de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming waarvoor u wenst in te loggen om u de rol toe te kennen via ‘Mijn eGov-rollenbeheer’. De Gegevensbeschermingsautoriteit kan u deze rol niet toekennen. Meer informatie vindt u in de FAQ: Roltoewijzing en hoofd(toegangsbeheer)

Wat wordt bedoeld met: “Registreer”

Ik wil mij aanmelden op het GBA-portaal in naam van een onderneming waarvoor nog geen account bestaat en het is niet mogelijk om via: “Aanmelden eIDAS account (FAS) in te loggen, namelijk voor:
- Ondernemingen die geen KBO-nummer hebben;
- Ondernemingen die een KBO-nummer hebben, maar zich via vestigingseensheidsnummer dienen te registeren (zie lijst). (zie FAQ: “Wat wordt bedoeld met ‘Aanmelden via Account?”)

Handleidingen

Waar vind ik de verschillende handleidingen terug?

De handleidingen bevinden zich op de pagina’s van elke actie die u kunt uitvoeren op het nieuwe portaal:

Roltoewijzing en hoofd(toegangsbeheer) (enkel voor Aanmelden via eIDAS-account (FAS))

Welke stappen dien ik te ondernemen om de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ te verkrijgen?

Indien de onderneming waarvoor u op het GBA-portaal wenst aan te melden nog geen online toegangsaanvraag heeft gemaakt als onderneming bij CSAM:

De wettelijk vertegenwoordiger (WV) van de onderneming moet zich aanmelden met een van de digitale sleutels op deze website. Opgepast! Enkel de wettelijk vertegenwoordiger kan een online toegangsaanvraag maken. (Volg de step-by-step guide).
De wettelijke vertegenwoordiger dient een Hoofdtoegangsbeheerder binnen zijn onderneming aan te wijzen, dit moet zichzelf, een werknemer of een andere wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming zijn; (volg de step-by-step guide).
De Hoofdtoegangsbeheerder kan nu via my-Egov de rol ‘GBA_Documentum_beheerder” aan u toewijzen (zie eveneens deze handleiding voor rollenbeheer).

Indien de onderneming waarvoor u op het GBA-portaal wenst aan te melden reeds een online toegangsaanvraag heeft gemaakt als onderneming bij CSAM:
- De aangestelde (co-)Hoofdtoegangsbeheerder, dient u de rol “GBA_Documentum_Vertegenwoordiger” toe te wijzen op my-Egov (volg de handleiding)

Waar kan ik vinden wie de wettelijke vertegenwoordiger(s) is/zijn van de onderneming waarvoor ik tracht aan te melden en die mij de rol moeten toewijzen?

In de statuten van de onderneming;
Via de kruispuntbank van ondernemingen - public search indien er personen zijn die een wettelijke functie in de onderneming uitoefenen (bestuurder, oprichter, beheerder).

Kan de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ voor eenzelfde onderneming aan meer dan één persoon worden toegewezen.

Ja, er staat geen limiet op het aantal personen aan wie deze rol kan worden toegewezen.

Kan de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ aan iemand worden toegewezen die niet als werknemer verbonden is aan de onderneming (bijvoorbeeld aan een advocaat)?

Ja, de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming kan deze rol ook toewijzen aan personen buiten de eigen onderneming.

Ik had vroeger toegang tot het GBA-portaal door gebruik te maken van “Aanmelden eIDAS Account (FAS)” en nu niet meer. Wat moet ik doen?

Ga na of het voor de onderneming waarvoor u zich met “Aanmelden eIDAS Account (FAS)” wenst aan te melden wel mogelijk is om met eIDAS (FAS) aan te melden. Zie FAQ: "hoe moet ik me aanmelden voor een onderneming" voor meer informatie.
Het is mogelijk dat de rol ‘GBA_Documentum_Vertegenwoordiger’ is vervallen of werd ingetrokken. Dit kan ik zien door in te loggen op deze website en op ‘Mijn roltoekenningen’ te klikken. Contacteer de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming waarvoor u zich wil aanmelden indien u opnieuw de rol wil ontvangen.

Taal

Hoe wijzig ik de taal van het e-loket van de GBA?

Ik moet mij aanmelden met “Aanmelden eIDAS account (FAS)”:
- De taal wordt bepaald op basis van uw profiel in CSAM. U kan hier uw voorkeurtaal wijzigen.
- De applicatie volgt volgend schema:

Taal CSAM	Taal Applicatie
Engels	Nederlands
Nederlands	Nederlands
Frans	Frans
Duits	Duits

Ik moet mij aanmelden met “Aanmelden via Account”:
- De taal van de account wordt bepaald op basis van de taal van de URL van uw eerste aanmelding, volgend schema geldt:

URL - Links	Taal Applicatie
https://mijnaccount.gegevensbeschermingsautoriteit.be/login	Nederlands
https://moncompte.autoriteprotectiondonnees.be/login	Frans
https://meinkonto.datenschutzbehörde.be/login	Duits

Indien u de taal wilt wijzigen dient u contact op te nemen met support-dms@apd-gba.be en vermeldt u volgende gegevens:
- Ondernemingsnummer (en vestigingseenheidsnummer indien van toepassing), EU BTW-nummer of Uniek nummer derde land;
- Huidige taal van het account;
- Gewenste taal van het account: Nederlands, Frans of Duits.

Gegevensinbreuk

Kan ik Deel 1 van een melding van een gegevensinbreuk indienen zonder ingelogd te zijn?

De onderneming waarvoor ik een melding wil doen beschikt over een KBO-nummer en bevindt zich niet op deze lijst?: JA
De onderneming waarvoor ik een melding wil doen beschikt over een KBO-nummer en bevindt zich op deze lijst: NEE
De onderneming waarvoor ik een melding wil doen beschikt niet over een KBO nummer: NEE

Wat betekent de foutmelding: “Forbidden” als ik een document heb opgeladen bij Deel 2 van een Gegevensinbreuk-melding?

Het opladen van documenten dient aan volgende regels te voldoen:
- De benaming van het document heeft maximum 255 tekens
- Volgende tekens zijn uitgesloten: " * : < > ? / \ |
- Bepaalde extensies zijn niet mogelijk om op te laden

Wat betekent de foutmelding: “Voldoet niet aan het patroon”?

U heeft mogelijks meer tekens ingebracht dan toegelaten in een specifiek veld. Vrije tekstvelden hebben een maximum van 100 tekens (inclusief spaties), tenzij anders vermeld.
Specifieke velden met afwijkend aantal tekens:
- Advies DPO: 500 tekens
- Samenvatting gegevensinbreuk: 2500 tekens

Hoe komt het dat ik een notificatie ontvang in een andere taal dan de taal die ik in de applicatie heb gebruikt?

De taal van de notificaties wordt bepaald door taal van het loginscherm van de applicatie op het moment dat het dossier initieel werd aangemaakt. De taal van het loginscherm wordt bepaald door de concrete url-taalvariant die gebruikt is om op onze loginpagina te komen. Wanneer de taal die u in de applicatie gebruikt verschillend is van de taal van het loginscherm bij de initiële aanmaak van het dossier, dan zal u dus een notificatie in een andere taal ontvangen dan de taal waarin u de applicatie hebt gebruikt.

Wat betekent het als mijn Gegevensinbreuk-dossier de status afgewerkt heeft in het portaal?

Dit betekent dat het dossier werd behandeld en afgesloten binnen het Algemeen Secretariaat van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna: GBA) overeenkomstig art. 39, §1 Reglement van Interne Orde van de GBA.
Dit betekent geenszins dat er geen inspectie-dossier zou opgestart kunnen worden overeenkomstig art. 39, §2 j° art. 85, punt 7° Reglement van Intern Orde van de GBA.

Wat gebeurt er als u Deel 2 van een gegevensinbreuk-dossier niet tijdig heeft ingediend (niet ingediend binnen de 21 kalenderdagen volgend op Deel 1)?

In dat geval begaat u mogelijks een inbreuk tegenover art. 33.4 AVG. U heeft immers niet conform de modaliteiten en zonder onredelijke vertraging alle informatie verstrekt.
Dit gegeven kan worden meegenomen als element om het dossier overeenkomstig art. 39, §2 Reglement Interne Orde ter kennis te brengen van de Inspectiedienst.

DPO-case

Kunt u een DPO aan- of afmelden voor een onderneming?

JA: U dient zich aan te melden voor de onderneming waarvan u een DPO wenst aan- of af te melden (zie FAQ: “hoe aanmelden”)
U kunt enkel een DPO afmelden indien u beschikt over een actieve DPO-case (zie handleiding: DPO-case)

Kunt u gegevens wijzigen aan de DPO-case van een onderneming?

JA: U dient zich aan te melden voor de onderneming waarvan u de gegevens van de DPO-Case wenst te wijzigen (zie FAQ: “hoe aanmelden”)
U kunt enkel bepaalde gegevens aan de DPO-case voor een onderneming wijzigen. Om sommige gegevens aan de DPO-case voor de onderneming te wijzigen, dient u eerst de DPO af te melden en dient er een nieuwe DPO-aanmelding plaats te vinden (lees handleiding).

Problemen

Hoe kan ik de Gegevensbeschermingsautoriteit bereiken indien ik problemen ondervind?

Gelieve eerst de FAQ’s en/of handleidingen door te nemen, in 99,9% van de gevallen vindt u hier het antwoord terug.
Blijven de problemen aanwezig ? Gelieve het formulier in te vullen en dit ingevulde formulier via mail te sturen naar support-dms@apd-gba.be.