Scholen onder de loep

De schoolbanken stromen weer vol en de vertrouwde schriften maken steeds vaker plaats voor tablets, laptops en slimme leerplatformen. Digitale middelen zijn niet meer weg te denken uit het hedendaagse onderwijs. Ze zijn cruciaal om leerlingen digitaal vaardig te maken voor de toekomst en ze maken het werk voor leerkrachten een stuk efficiënter. Ook buiten de klasdeur worden  digitale systemen, zoals bijvoorbeeld slimme beveiligingscamera’s, ingezet om de algemene veiligheid op het schoolterrein te garanderen.

De communicatie met de ouders gebeurt ook vaker via online communicatiemiddelen. Een nieuw schoolreglement wordt voorgelegd ter ondertekening, nieuwe regels die op de website of het intranet worden gepubliceerd en online documenten op online samenwerk- of leerplatformen moeten worden ingevuld over de gezinssituatie, allergieën, eetgewoonten… en dan is er ook nog de sociale media van de school waar filmpjes en foto’s van de leerlingen vlijtig worden gedeeld.

Achter al deze handige digitale tools schuilen een gigantische stroom aan (gevoelige) persoonsgegevens. Juist omdat de digitalisering zo snel gaat, is het essentieel dat scholen helder communiceren naar de ouders en leerlingen over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. De Inspectiedienst merkt evenwel dat dit niet altijd even consequent door de scholen wordt toegepast. Scholen, schoolgroepen en schoolgemeenschappen zijn verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG en moeten bijgevolg nauwgezet omgaan met de verwerking van persoonsgegevens. Niet elke school maakt steeds die “privacy-reflectie” om na te gaan of bepaalde informatie wel thuis hoort op de website of het sociale media-kanaal.

Bij een onderzoek van de Inspectiedienst naar aanleiding van bijvoorbeeld een potentiële inbreuk bij verwerking door een camerabewakingssysteem of een slim leerplatform door een school, zal de Inspectiedienst in eerste instantie altijd nagaan of de privacyverklaring op de website van een school up-to-date is. De privacyverklaring moet duidelijk vermelden welke persoonsgegevens van de ouders en de leerlingen verwerkt worden, op welke manier en waarom. Daarbij is het belangrijk dat de informatie in de privacyverklaring steeds begrijpbaar is voor minderjarige leerlingen. De Inspectiedienst zal daarom ook rekening houden met de gebruikte taal of het gebruik van bijvoorbeeld pictogrammen of tekeningen. Daarnaast kunnen specifieke e-mails of aankondigingen aan de ouders en leerlingen de transparantie verhogen. Een ouder wenst namelijk helder geïnformeerd te worden. Ouders kunnen niet verplicht worden om een account aan te maken om de foto’s van hun kinderen op sociale media te bekijken of om bepaalde belangrijke documenten op een leerplatform te downloaden.

Bij (nieuwe) verwerkingsactiviteiten zoals het gebruik van een nieuw leerplatform, online tools of andere systemen moet een school ook steeds voorafgaand evalueren of ze een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) moet opmaken. Een GEB is een proces waarbij een organisatie de mogelijke risico’s van een specifieke gegevensverwerking beoordeelt en maatregelen bedenkt om deze te beperken.  De Inspectiedienst zal tijdens een onderzoek deze beoordeling opvragen en nagaan of de risico’s van het gebruik voldoende zijn afgewogen en welke mitigerende maatregelen hiertegen zijn genomen. Ook het advies van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) zal gecheckt worden. 

Daarnaast zijn er nog verschillende andere onderzoeksdaden mogelijk. Bij een onderzoek naar aanleiding van een klacht over bewakingscamera’s op het schoolterrein bijvoorbeeld kan de Inspectiedienst onder meer beroep doen op de politiediensten. Zij kan de politie vragen om naar de school te gaan en een proces-verbaal op te maken over de plaatsing van de camera en het al dan niet aanwezig zijn van een pictogram. De Inspectiedienst kan ook zelf ter plaatse gaan en een uitgebreider onderzoek doen. Zo kan zij ter plaatse het beeldverwerkingsregister opvragen of andere bijkomende vragen stellen die zij nodig acht om het onderzoek te voeren. 

Wanneer een school tijdens het onderzoek maatregelen neemt opdat de transparantie naar ouders en leerlingen over een bepaalde verwerking toch voldoende blijkt, heeft de Inspectiedienst steeds de mogelijkheid om het dossier alsnog te seponeren.

Om scholen te helpen biedt de GBA handige tools aan via de website https://ikbeslis.be/ en https://ikbeslis.be/ouders-leerkrachten.  

Laten we een nieuw schooljaar aanvatten en op een privacy vriendelijke wijze alle kinderen een mooi nieuw schooljaar toewensen! Zelfs de school moet blijven leren om de beste van de klas te zijn. 

Volgende maand onder de loep: privacy op kamp!