Visainformatiesysteem (VIS)

Het Visuminformatiesysteem (VIS) maakt het voor de Schengenlanden mogelijk om gegevens over visa voor kort verblijf uit te wisselen. Het is een centraal computersysteem dat wordt beheerd door eu-LISA, het agentschap van de Europese Unie voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen binnen de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht, en dat verbonden is met de nationale IT-systemen van de bevoegde autoriteiten. In België worden de gegevens in het VIS in principe ingevoerd door de FOD Buitenlandse Zaken en de Dienst Vreemdelingenzaken, die gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn in het kader van het beheer en de afgifte van visa voor kort verblijf.

Het VIS en het beheer van visa voor kort verblijf worden geregeld door Verordening (EG) nr. 767/2008 en de Visumcode.

Het VIS heeft momenteel alleen betrekking op gegevens in verband met visa voor kort verblijf (d.w.z. een visum voor een verblijf van maximaal 90 dagen) en doorreisvisa. Het VIS bevat de volgende categorieën van gegevens:

• identiteitsgegevens van de persoon die een visum aanvraagt (bijv. naam, voornaam/voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en -land, geslacht, vroegere familienaam, huidige nationaliteit en nationaliteit bij geboorte, woonadres);
• informatie over het beroep van de aanvrager (bijv. het huidige beroep en de werkgever of de onderwijsinstelling indien de aanvrager student is);
• informatie over het ouderlijk gezag of de wettelijke voogd voor minderjarigen (bijv. de naam en voornaam van de persoon die het ouderlijk gezag of de voogdij uitoefent);
• informatie over het aangevraagde visum (bijv. het nummer van de aanvraag, de duur van het verblijf, de reden van het verblijf, de status van de visumaanvraag, de plaats en datum van de aanvraag, de Schengenstaat van eerste binnenkomst, de autoriteit die een beslissing heeft genomen over het aangevraagde visum, de plaats en datum van de beslissing, het type visum, in voorkomend geval de rechtsgronden voor weigering, intrekking of annulering, in voorkomend geval het nummer van de visumsticker, het grondgebied waar de visumhouder mag reizen, enz.);
• informatie over het reisdocument (bijv. het type en nummer van het/de reisdocument(en), zoals het paspoort, het land van afgifte van het document, de datum waarop de geldigheid van het document verstrijkt, de autoriteit die het document heeft afgegeven en de datum van afgifte);
• informatie over de persoon die de uitnodiging heeft verstrekt en/of die mogelijk de kosten van levensonderhoud tijdens het verblijf betaalt (bijv. de naam, voornaam en het adres van de natuurlijke persoon of, ingeval het gaat om een bedrijf of organisatie, de naam en het adres van het bedrijf en de naam en voornaam van de contactpersoon);
• een foto van de aanvrager;
• de vingerafdrukken van alle tien vingers van de aanvrager, tenzij de aanvrager jonger is dan 12 jaar en tenzij het fysiek onmogelijk is om vingerafdrukken van de betrokkene af te nemen;
• indien van toepassing, gegevens over personen die de aanvrager van het visum vergezellen in geval van een gezamenlijke aanvraag (wanneer de aanvrager bijvoorbeeld met familie reist of in het kader van een zakenreis), en
• indien van toepassing, alle informatie met betrekking tot eerdere aanvragen die door dezelfde aanvrager zijn ingediend (als de aanvrager bijvoorbeeld zes maanden later een nieuwe visumaanvraag indient, wordt in het VIS een koppeling gemaakt met de eerdere aanvraag).

De gegevens worden in het VIS opgenomen zodra de aanvraag voor een visum voor kort verblijf ontvankelijk wordt geacht, en worden vijf jaar bewaard, tenzij de aanvrager van het visum vóór het verstrijken van die termijn de nationaliteit van een lidstaat heeft verkregen of de weigering van een visum door een rechter of beroepsinstantie is vernietigd.

Het VIS wordt gebruikt om de bevoegde autoriteiten in staat te stellen visumaanvragen te beheren en te controleren of een persoon die zich aan een buitengrens van de Schengenzone of in een Schengenland bevindt, over een geldig visum beschikt.

Het VIS wordt meer bepaald voor de volgende doeleinden gebruikt:

• het beheer van visumaanvragen vergemakkelijken;
• de bestrijding van fraude (waaronder visumfraude, identiteitsdiefstal enz.) vergemakkelijken;
• controleren of aan de voorwaarden voor toegang tot het grondgebied van de Schengenlidstaat wordt voldaan, zowel aan de grensovergang als op het grondgebied van de betrokken lidstaat;
• de identificatie van de betrokkene mogelijk maken;
• bijdragen tot het voorkomen van bedreigingen van de openbare orde, de binnenlandse veiligheid en de volksgezondheid.

Het VIS wordt ook gebruikt – subsidiair:

• door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten voor het voorkomen, opsporen en onderzoeken van terroristische misdrijven en andere ernstige strafbare feiten (onder bepaalde voorwaarden);
• om te bepalen welke lidstaat verantwoordelijk is voor de verwerking van een asielverzoek, en
• om asielaanvragen te onderzoeken.

Iedereen die een visum aanvraagt, moet zich melden bij de bevoegde autoriteit (in principe het consulaat of de externe dienstverlener van de woonplaats van de aanvrager), waar een digitale foto en tien vingerafdrukken worden genomen. Deze gegevens worden opgeslagen in een centrale databank. Op die manier hoeven die gegevens niet bij elke nieuwe visumaanvraag opnieuw te worden verstrekt.

In België worden aanvragen voor een visum voor kort verblijf voornamelijk en gezamenlijk verwerkt door de Dienst Vreemdelingenzaken en de FOD Buitenlandse Zaken (Directie-generaal Consulaire Zaken). Voor meer informatie over de manier waarop deze instanties visumaanvragen verwerken, verwijzen wij u naar hun privacyverklaring (zie hieronder ‘Nuttige links’).

Alle landen van de Schengenzone gebruiken het VIS.  De autoriteiten die bevoegd zijn voor de uitgifte van visa in deze landen hebben toegang tot de centrale databank voor alle visumaanvragen.

Voor bepaalde nationaliteiten kunnen België en de andere Schengenlidstaten hun collega’s vragen om vooraf te worden geraadpleegd, zodat zij zich in voorkomend geval tegen de afgifte van het visum kunnen verzetten. Voor bepaalde nationaliteiten kunnen zij hun collega’s ook vragen om achteraf op de hoogte te worden gebracht van de afgifte van een visum.

Sinds de ingebruikname van het inreis-uitreissysteem “Entry/Exit System” (EES) is het VIS gekoppeld aan de informatie in het EES, met name om de efficiëntie en snelheid van grenscontroles te verbeteren. Met andere woorden, de bevoegde autoriteiten (met name aan de grenzen) hebben toegang tot zowel de informatie in het VIS als in het EES en kunnen de gegevens daaruit halen en in de andere databank invoeren. Voor meer informatie over de EES-database verwijzen wij u naar de volgende pagina: "Inreis- en uitreissysteem (EES)"

De autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de identificatie en de controles aan de buitengrenzen van de Schengenzone kunnen het systeem ook ook, evenals de autoriteiten die de asielaanvragen verwerken. In uitzonderlijke gevallen wordt het VIS ook gebruikt voor het uitvoeren van onderzoeken naar strafbare feiten. Het VIS kan dus enkel worden geraadpleegd door diensten die daartoe bevoegd zijn in het kader van de uitoefening van hun specifieke taken.

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) houdt toezicht op de gegevensverwerkingen in het centrale systeem van het VIS (beheerd door eu-LISA). De nationale toezichthoudende autoriteiten, waaronder de GBA, controleren de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen op nationaal niveau en de doorgifte van gegevens aan het centrale VIS-systeem.

In dit verband voert de GBA in principe om de vier jaar een reeks audits uit om na te gaan of de toepasselijke regelgeving, waaronder de AVG, de VIS-verordening en de Visumcode, wordt nageleefd.

Ten slotte werd het “Coordinated Supervision Committee” (hierna “CSC”) opgericht binnen het Europees Comité voor gegevensbescherming, dat bestaat uit de EDPS en de nationale toezichthoudende autoriteiten, om een homogene controle van de Europese systemen, waaronder het VIS, te waarborgen. Het CSC komt regelmatig bijeen (in de praktijk vier keer per jaar) en biedt de groep de mogelijkheid om relevante informatie uit te wisselen, elkaar bij te staan bij het uitvoeren van audits en onderzoeken, gemeenschappelijke antwoorden te bestuderen en te formuleren op problemen in verband met het wettelijk kader en de praktische implementatie van het systeem, en de rechten van de betrokkenen te bevorderen.

Als betrokkene wiens gegevens in het VIS zijn opgenomen (voornamelijk als aanvrager van een visum voor kort verblijf en/of garantsteller) hebt u de volgende rechten:

• het recht om geïnformeerd te worden over de verwerking van uw gegevens: in dit verband verwijzen wij u naar de privacyverklaringen die beschikbaar zijn op de websites van de Dienst Vreemdelingenzaken en de FOD Buitenlandse Zaken (zie hieronder “Nuttige links”);
• het recht om inzage te verkrijgen van u betreffende persoonsgegevens: u hebt het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die in het VIS zijn opgeslagen, evenals de identiteit van de lidstaat die deze gegevens heeft opgeslagen.
• het recht op rectificatie van onjuiste gegevens over u;
• het recht op verwijdering van onrechtmatig geregistreerde gegevens over u;
• het recht op beperking van de verwerking als u de juistheid van u betreffende gegevens en de rechtmatigheid van de verwerking betwist, als de gegevens niet langer nodig zijn of als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking: het recht op beperking van de verwerking geeft u het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te vragen uw gegevens uitsluitend te bewaren;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens op grond van de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen:  het recht van bezwaar geeft u de mogelijkheid om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken uw gegevens niet langer voor het betrokken doel te verwerken.

Houd er echter rekening mee dat deze rechten niet absoluut zijn en dat ze op gemotiveerde gronden kunnen worden geweigerd.

Het verzoek moet per e-mail of per gewone post worden gericht aan de Dienst Vreemdelingenzaken of de FOD Buitenlandse Zaken: 

Dienst Vreemdelingenzaken
Directie Toegang en Verblijf
Pachecolaan 44, 1000 Brussel (België)
e-mail dpo.dvz@ibz.fgov.be

Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Directie-generaal Consulaire Zaken 
Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel (België)
Contactformulier: https://diplomatie.belgium.be/nl/contact/contactformulier