Werkplanning

De werkgever kan ook toezicht houden met behulp van bedrijfstools zoals werkroosters en elektronische agenda's van zijn werknemers, maar ook in dit geval is de Privacywet van toepassing.

Persoonsgegevens en werkroosters

In bedrijven met flexibele werkroosters, is het belangrijk dat collega’s weten met wie ze op welk ogenblik moeten samenwerken en wie hen op welk ogenblik vervangt.

Voor de werknemers die bovendien ook vragende partij zijn voor flexibele werkroosters, beantwoordt de mededeling van de werkroosters aan hun “normale privacyverwachtingen” (artikel 4 § 1, 2° van de Privacywet).

Als de bedoelde ‘openbaarmaking’ van persoonsgegevens van werknemers een goed motief dient, kan die mededeling in het licht van de Privacywet eventueel als terzake dienend en niet overmatig worden beschouwd (artikel 4 § 1, 3° van de Privacywet), bijvoorbeeld als de mededeling van werkroosters de workflow op de werkvloer bevordert, wat op zich een gerechtvaardigd doeleinde is.

Persoonsgegevens en agenda

Voor het gebruik van gegevens uit een elektronische agenda (bv. een outlookagenda) zijn de algemene privacyregels van toepassing. Zo moet er een gerechtvaardigd doeleinde zijn voor het opvragen van persoonsgegevens uit een agenda of om er zich toegang toe te verschaffen.Het nastreven van de continuïteit van de dienstverlening en de goede werking van het openbaar bestuur is een voorbeeld hiervan.

Echter, de werkgever die genoodzaakt wordt zich toegang te verschaffen tot informatie moet daarnaast de meest passende en proportionele middelen toepassen teneinde de risico’s op inbreuken op de Privacywet te beperken, te meer een agenda naast professionele ook privé-informatie kan bevatten.

In dat verband dient de gezochte informatie a priori noodzakelijk te zijn voor de voorzetting van de professionele activiteiten, moet er een specifieke situatie bestaan waardoor de betrokkene deze informatie niet binnen een nuttige termijn zelf kan meedelen (bv. afwezigheid), en er mag geen andere, minder privacyschendende wijze bestaan om deze informatie te verkrijgen.

Indien de continuïteit van de dienstverlening wordt verzekerd door een vervanger van de werknemer is er alvast geen dwingende reden voor het opvragen van de agendagegevens, gezien de lopende afspraken dan worden opgevolgd door die vervanger, zeker indien de werknemer vooraf aan het departementshoofd liet weten wie hem vervangt.