Een directe (pre)contractuele relatie

De uitvoering van een overeenkomst brengt natuurlijk ook een aantal verwerkingen met zich mee van persoonsgegevens. Indien een prospect een aantal vragen heeft, dan zal het beantwoorden ervan eveneens een verwerking inhouden van persoonsgegevens.

De Privacywet voorziet erin dat in deze gevallen een gegevensverwerking mag, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of voor de uitvoering van maatregelen die aan het sluiten van die overeenkomst voorafgaan en die op verzoek van de betrokken persoon zijn genomen.

Indien iemand klant is, is een contractuele opvolging noodzakelijk. Hier kan bijvoorbeeld gedacht worden aan levering, facturatie of een eventuele ingebrekestelling. Welke gegevens precies noodzakelijk zijn, zal afhangen van het product en/of de dienst in kwestie.

Indien iemand prospect is, is het soms noodzakelijk om te beschikken over zijn contactgegevens om aan zijn verzoek te kunnen voldoen, bijvoorbeeld om een gepersonaliseerde offerte te kunnen opstellen.

Wat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nemen van pre-contractuele maatregelen zal dus een andere grondslag moeten vinden. In de praktijk hechten veel ondernemingen er belang aan om de relatie met hun klanten en prospecten verder te ontwikkelen, wat valt onder de noemer "customer relationship management". Voorbeelden zijn onder meer een tevredenheidsonderzoek bij klanten specifiek over producten en diensten die zij afnemen, prospecten op de hoogte brengen van nieuwe promoties en een uitnodiging sturen aan al dan niet voormalige klanten om hun contract te verlengen of te hernieuwen. Aangezien die niet strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nemen van precontractuele maatregelen zal u hiervoor beroep moeten doen op de toestemming of op het zogenaamde afgewogen belang.

Ook verkoop, verhuur of terbeschikkingstelling op enige andere wijze van een klantenbestand aan een andere onderneming voor direct marketingdoeleinden kan in bovenvermelde grondslag geen basis vinden.