Raadpleging door een gemeente of OCMW

De regelgeving stelt dat een gemeente of een OCMW in welbepaalde gevallen het bevolkingsregister kan raadplegen.
Algemeen
Voorwaarden voor raadpleging
Specifiek geval : jubilarissen feliciteren

Alleen gemeentelijke diensten en diensten afhankelijk van het OCMW kunnen het bevolkingsregister raadplegen en dit voor "interne doeleinden". Wat precies onder dit begrip valt is niet duidelijk, aangezien nergens een verdere verklaring te vinden is.

Het wordt algemeen aangenomen dat niet elke gemeentelijke dienst of dienst afhankelijk van het OCMW een raadpleging kan doen. Zo wordt het voorbeeld gegeven van diensten die autonoom zijn en dus afzonderlijk worden beheerd, en diensten die geen publiekrechtelijk karakter zouden hebben (bv. een OCMW-ziekenhuis dat samenwerkingsakkoorden afsluit met private partners). Bovendien kent Vlaanderen sinds enige tijd ook de zogenaamde gemeentelijke autonome bedrijven en Wallonië de "régies communales autonomes", wat de zaken er niet eenvoudiger op maakt.

 

Dergelijke onduidelijkheid creëert momenteel een zekere rechtsonzekerheid. Ondertussen wenst de Autoriteit zich evenwel constructief op te stellen: de gemeente moet immers kunnen beschikken over bepaalde gegevens om haar opdrachten van openbaar bestuur te vervullen. In afwachting van een mogelijke omschrijving of afbakening van "interne doeleinden", komt het de Autoriteit voor dat de doeleinden die vallen binnen de aan gemeenten reglementair toevertrouwde bevoegdheden, als "intern" kunnen worden bestempeld.

Als tegengewicht voor deze raadplegingsfaciliteiten is het noodzakelijk dat de gemeenten een degelijk informatieveiligheidsbeleid op punt stellen onder toezicht en controle van een consulent inzake informatiebeveiliging. Dit houdt onder meer in dat elke raadpleging van de bevolkingsregisters moet worden gelogd, zodat steeds kan worden nagaan wie de bevolkingsregisters raadpleegde en welke gegevens precies, waarom en wanneer, zodat de raadpleging van de gegevens voor een niet-intern doeleinde of ten persoonlijke titel kan worden gedetecteerd en gesanctioneerd. Dit vereist tevens de uitbouw van degelijk toegangs- en gebruikersbeheer.

Zoals reeds aangegeven geldt ook de Privacywet aangezien er een verwerking is van persoonsgegevens. In dat verband is het noodzakelijk te verwijzen naar het proportionaliteitsbeginsel. In een aantal gevallen zal de gemeente immers geen verwerking van persoonsgegevens hoeven te doen en dus het bevolkingsregister niet hoeven te raadplegen, maar kan ze haar taak op een minder privacyschendende manier uitvoeren. Zo kan de gemeente haar burgers bijvoorbeeld informeren via de gemeentelijke website, via het gemeentelijk infoblad of via specifieke flyers (op het gemeentehuis, in het lokale postkantoor of via een postbedeling). Dit getuig daarenboven van een zekere mate van actieve openbaarheid van bestuur.

De Autoriteit wenst twee specifieke gevallen nader te bekijken. De eerste situatie betreft het uitnodigen van (huwelijks)jubilarissen door een gemeente. De problematiek van de jubilarissen kwam uitgebreid aan bod in het Vlaams Parlement. De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur merkte op dat "uit de adviespraktijk van de FOD Binnenlandse Zaken blijkt dat het sturen van gelukwensen aan jubilarissen voor de federale overheid momenteel niet onder de noemer van het begrip ‘interne doeleinden’ valt". Volgens hem zou een onderscheid moeten gemaakt worden in de zin dat een burgemeester, schepen of raadslid niet individueel dergelijke lijsten zou mogen opvragen om vervolgens individueel een brief met felicitaties te sturen. Een gemeente daarentegen zou deze mogelijkheid wel moeten hebben. Hij citeerde in dit verband uit een brief van de Autoriteit: "Uit deze bepalingen volgt dat het opsturen van felicitaties naar inwoners van de gemeente naar aanleiding van hun huwelijksjubileum wel mag, maar dit moet een initiatief van het gemeentebestuur zijn". Zo wordt duidelijk dat dit geen privé-initiatief is en dus niet als politieke promotie kan beschouwd worden.

In de praktijk is het vaak een bepaalde schepen (vb. die van feestelijkheden) of de burgemeester die de brief opstuurt, maar uit het schrijven moet duidelijk blijken dat dit afkomstig is van het gemeentebestuur en dat het geen privé-initiatief vormt van bijvoorbeeld een gemeenteraadslid, wat makkelijk als een vorm van politieke recuperatie aangezien kan worden (zeker in een jaar dat er gemeentelijke verkiezingen zijn). Brieven verzenden aan jubilarissen zou dan ook best gebeuren volgens vaste procedures, zodat iedereen binnen de gemeente duidelijk weet wat kan en niet kan.

De Autoriteit is van oordeel dat raadpleging van de bevolkingsregisters steeds gedekt moet zijn door een beslissing van het gemeentebestuur (vb. het college van burgemeester en schepenen) om de finaliteit van de raadpleging te kunnen controleren. De opdracht om het bevolkingsregister te raadplegen moet steeds gegeven worden op basis van "interne doeleinden", die moeten kaderen binnen de bevoegdheid van de gemeente uit hoofde van haar opdracht van openbaar bestuur.