Personenlijsten krijgen

In principe mogen personenlijsten uit het bevolkingsregister niet aan derden worden verstrekt. Op dit verbod bestaan echter enkele uitzonderingen.

Een principieel verbod, maar met uitzonderingen

Er bestaat een principieel verbod op het verstrekken van personenlijsten aan derden, behalve als het een overheid of openbare instelling betreft die door of krachtens de wet gemachtigd is om dergelijke lijsten te krijgen.

De regelgeving voorziet echter in een aantal uitzonderingen op dit principiële verbod. Op schriftelijke vraag en met vermelding van het gebruik waarvoor ze bestemd zijn, kunnen dergelijke lijsten alleen worden verstrekt aan onder meer (1) politieke partijen uitsluitend voor verkiezingsdoeleinden tijdens de zes maanden die voorafgaan aan de datum van een gewone verkiezing of tijdens de veertig dagen die voorafgaan aan de datum van een buitengewone verkiezing en (2) instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen en die niet over een toegangsmachtiging tot het Rijksregister beschikken. Dit zijn de twee belangrijkste uitzonderingen.

Wat punt (2) betreft, diegene die persoonsgegevens uit het bevolkingsregister wenst, richt daartoe een schriftelijke aanvraag (met de nodige bewijsstukken) tot het college van burgemeester en schepenen, met vermelding van het doeleinde waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doeleinde moet kaderen binnen de statutaire of reglementaire taakomschrijving van de aanvrager.

Bij inwilliging van de aanvraag mogen alleen de gegevens verstrekt worden die in het licht van het opgegeven doeleinde proportioneel zijn, dus niet meer nodig om het doeleinde te realiseren.

Het college van burgemeester en schepenen moet de aanvrager verwittigen dat hij de gegevens niet mag verstrekken aan derden of ze gebruiken voor andere doeleinden dan deze vermeld in de aanvraag. Het spreekt voor zich dat de gegevens moeten vernietigd worden indien de lijst niet langer nodig is.
Van de vermelde uitzonderingen op het principiële verbod is vooral de eerste in de praktijk van belang, met name de verstrekking van personenlijsten aan "instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen".

Twee centrale begrippen

Twee begrippen staan hier centraal, enerzijds "instelling van Belgisch recht" en anderzijds het "vervullen van een taak van algemeen belang".

Het eerste begrip handelt over rechtspersonen naar privaat of publiek recht die geen toegang hebben tot het Rijksregister, die taken van algemeen belang vervullen, zoals moet blijken uit de rechtsvorm van de instelling (rechtspersoon naar publiek recht), of de aard van de activiteit (rechtspersoon naar privaat recht die een caritatief, cultureel of filantropisch doel nastreeft), met uitsluiting van alle instellingen die een commercieel of winstgevend doel nastreven. Een natuurlijke persoon, een feitelijke vereniging of organisatie, een comité en dergelijke voldoen in beginsel niet aan dit criterium, bijgevolg kan aan hen geen lijst worden verstrekt.

Het tweede begrip - een taak van algemeen belang vervullen - is duidelijk het doorslaggevende element. Een instelling kan in beginsel slechts gegevens opvragen voor taken van algemeen belang die kaderen in haar algemene opdracht of doelstelling. Gegevens opvragen voor taken van algemeen belang die niet kaderen in haar algemene opdracht of doelstelling wordt in beginsel niet aanvaard.

De regelgeving bevat echter weinig informatie over wat precies onder "taken van algemeen belang" valt. De enige verduidelijking die de bevoegde minister in het verleden reeds gaf, is dat commercieel of winstgevend doel nastreven niet onder dit begrip valt, en een caritatief, cultureel of filantropisch doel nastreven in beginsel wel.

Verstrekking van personenlijsten aan scholen

De Autoriteit krijgt geregeld van gemeenten de vraag of zij dergelijke lijsten mogen verstrekken aan scholen, jeugdverenigingen en andere verenigingen met het oog op de rekrutering van respectievelijk leerlingen of leden.

Als antwoord op diverse parlementaire vragen is de minister menigmaal ingegaan op het voorbeeld van een onderwijsinstelling, die in principe een lijst kan krijgen in het raam van haar pedagogische opdracht (algemeen belang), en op het voorbeeld van lokale verenigingen, die in principe een lijst kunnen krijgen voor de caritatieve, culturele of filantropische doelen die ze nastreven. De minister oordeelde evenwel "dat het voeren van gepersonaliseerde reclamecampagnes voor het onderwijs dat men verstrekt, geen reden lijkt te zijn die beantwoordt aan dit criterium, onafhankelijk van het feit of dit gebeurt via huisbezoeken of door reclame via de Post. De rekrutering van nieuwe leden door lokale verenigingen beantwoordt evenmin aan de finaliteit van de bevolkingsregisters".

Voor de Autoriteit is het in de praktijk belangrijk dat het college van burgemeester en schepenen bij de aanvraag in twee fasen werkt. Stap 1 moet het onderzoek zijn naar de ontvankelijkheid van de aanvraag om een lijst te krijgen: heeft de gemeente te maken met een "instelling van Belgisch recht" die een "taak van algemeen belang" vervult? Stap 2 is dan het feitelijke onderzoek naar de gegrondheid: staat de concrete handeling in direct verband met de taak van algemeen belang van de instelling van Belgisch recht in kwestie?

Het college van burgemeester en schepenen dient dus enige voorzichtigheid aan de dag te leggen bij de beoordeling van de aanvragen. Het loutere feit dat een instelling taken van algemeen belang vervult, volstaat niet om lijsten te krijgen. De opdracht van een school bestaat bijvoorbeeld in het verstrekken van goed onderwijs als pedagogisch project (algemeen belang). Leerlingen werven en zich positioneren op de schoolmarkt behoren niet tot deze kerntaak. Bijgevolg kan een school geen lijsten krijgen om leerlingen (ouders) van het laatste jaar van de lagere school gepersonaliseerd aan te schrijven en hen aan te sporen om in de school die de brief stuurt secundaire studies aan te vatten. Een dergelijke actie kadert niet in de uitvoering van een taak van algemeen belang.

De Autoriteit is bovendien van oordeel dat, zodra er sprake is van een zogenaamd "bovenlokaal belang", de aanvrager zijn vraag niet aan de verschillende betrokken gemeenten moet stellen, maar dat hij een beroep moet doen op het Rijksregister en dus een machtigingsaanvraag dient te richten aan het Sectoraal comité van het Rijksregister.

Tot slot: andere media

De Autoriteit wenst ten slotte op te merken dat het gebruik van gegevens uit het bevolkingsregister niet het enige beschikbare middel vormt om het publiek te bereiken. Als andere media voorhanden zijn om het publiek te bereiken, dient het college de aanvraag af te wijzen. Zo kan verwezen worden naar informatie aan de burgers via de gemeentelijke website, via het gemeentelijk infoblad of via specifieke flyers (op het gemeentehuis, in het lokale postkantoor of via een postbedeling). Dit getuigt daarenboven van een zekere actieve openbaarheid van bestuur. Specifiek voor scholen kan de gemeente er bijvoorbeeld voor opteren om alle scholen op haar grondgebied te vermelden op de gemeentelijke website of in het gemeentelijk infoblad, zodat ouders zelf contact kunnen opnemen met de school van hun keuze. Dit is een praktisch voorbeeld van het reeds eerder geciteerde proportionaliteitsbeginsel.