Opvragen van gegevens van de sollicitant bij de vorige werkgever en zijn klanten: het referentieonderzoek

Persoonsgegevens moeten in principe verkregen worden bij de sollicitant zelf.

Wanneer de werkgever toch bij andere personen informatie over de sollicitant wil verkrijgen, dan mag hij dit enkel als deze manier van informatieverzameling voor hem noodzakelijk is tijdens de selectieprocedure en als hij hiervoor de toestemming heeft van de sollicitant. ‘Noodzakelijk’ wil zeggen dat de werkgever zonder die informatie geen selectiebeslissing kan nemen en dat hij deze informatie niet op een andere manier kan verkrijgen dan het bevragen van andere personen dan de sollicitant. Bovendien moet de werkgever de sollicitant ook altijd informeren wanneer hij over hem informatie opvraagt bij andere personen, dus ook wanneer de sollicitant zijn toestemming heeft gegeven.

Volgens de Privacywet moet deze toestemming vrij zijn. Dat is niet het geval als de sollicitatieprocedure wordt stopgezet indien de sollicitant een referentieonderzoek weigert. Dan is er immers sprake van een ‘toestemmingsverplichting’.

De sollicitant geeft zijn toestemming door een verklaring te ondertekenen waarvan hij de draagwijdte duidelijk kan begrijpen en die minimum deze vermeldingen moet bevatten:

  • zijn identiteit, identiteit van de organisaties of personen die de werkgever wil bevragen;
  • aard van de bevraagde gegevens;
  • redenen voor bevraging van de gegevens;
  • periode waarin de toestemming zal worden gebruikt.

Wanneer in het CV een referentiepersoon is opgegeven, kan dit gelden als toestemming van de sollicitant.

In elk geval mag de werkgever niet systematisch bij andere personen de informatie gaan controleren die de sollicitant hem heeft gegeven.

Stel dat een curriculum vitae duidelijke leemtes bevat, dan moet de werkgever dus eerst de sollicitant zelf bevragen over die opvallende lacunes of hiaten in zijn opleidings- of professioneel parcours. Pas nadien, indien de uitleg van de kandidaat hierover niet zou volstaan, kan de kandidaat-werkgever overwegen gegevens in te winnen bij andere personen of organisaties, als de sollicitant hierover vooraf werd geïnformeerd en zijn toestemming daarvoor heeft gegeven.