Klokkenluidersregelingen en privacy

Klokkenluidersregelingen houden in dat er een procedure bestaat voor het melden van een bepaalde mistoestand in het bedrijf of het openbaar bestuur (wie kan wat melden, bij wie moet gemeld worden, hoe moet gemeld worden,…). Daarop volgt dan een onderzoek naar de al dan niet ontvankelijkheid en/of gegrondheid van de melding en ten slotte volgt een zekere feedback over dit onderzoek naar het management, de melder en de gemelde toe.

Algemeen

Het is duidelijk dat dit proces van ontvangst, beheer, onderzoek, behandeling en afhandeling van zulke meldingen aanleiding kan en zal geven tot een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Privacywet. Klokkenluidersregelingen moeten bijgevolg in overeenstemming zijn met de Privacywet.

Hoewel een melding door een werknemer van niet integer gedrag vanwege een collega aanleiding zal geven tot het door de werkgever verwerken van persoonsgegevens van zowel de melder als de vermelde, heeft de problematiek rond klokkenluiden ook betrekking op de bredere notie ‘privacy’ of ‘persoonlijke levenssfeer’ (artikel 22 Grondwet, artikel 8 EVRM), die een werknemer op de werkvloer kan laten gelden ten overstaan van zijn werkgever.

De persoonlijke levenssfeer omvat alle persoonlijke relaties die mensen opbouwen, onder andere op het vlak van gezin, familie, kennissen en vrienden, intimi, maar zeker ook de contacten met de collega’s op de werkvloer.

Het grondrecht op privacy werkt direct door in de arbeidsverhouding, wat betekent dat de beginselen eigen aan het grondrecht rechtstreeks moeten worden toegepast in de arbeidsverhouding om het conflict tussen de privacy van de werknemer en de werkgeversbelangen (recht op gezagsuitoefening, tuchtrecht, eigendomsrecht,…) op te lossen.

Uit Europese rechtspraak volgt dat respect voor de privacy van de werknemer ook het recht inhoudt om tot op zekere hoogte betrekkingen met collega’s te ontwikkelen op de werkvloer. Dit gegeven vormt een beperking van de aanvaardbare behoefte van de werkgever om controlemaatregelen te nemen. Werknemers verwachten terecht een bepaalde mate van privacy op het werk. Langs de andere kant moet een werknemer ook beseffen dat er op de werkvloer een zekere inmenging in zijn privacy zal geschieden. De werknemer zal deze inmening makkelijker aanvaarden als de werkgever hem hierover op voorhand inlicht, het verhoogt immers de voorspelbaarheid van de inmenging. De werkgever moet hierbij echter opletten: niet elke inmenging is noodzakelijk gerechtvaardigd. De werkgever mag immers niet eender welk verwachtingspatroon creëren.

Overleg en overeenstemming

Ingrijpende regels werken alleen als daarover een debat mogelijk is, anders riskeren de regels binnen de organisatie niet gedragen te worden. Bij beslissingen die tot verregaande wijzigingen kunnen leiden in de werkorganisatie of in de contractuele relaties is overleg met (de) werknemers(vertegenwoordiger) noodzakelijk, zodat werkgever en werknemer tot een overeenstemming kunnen komen over de manier waarop met beider belangen rekening kan en zal worden gehouden. Dialoog is cruciaal wanneer de voorrechten van de werkgever op gespannen voet komen te staan met individuele vrijheden van de werknemer.

Noodzakelijkheid en proportionaliteit

De implementatie van een klokkenluidersregeling houdt een evenwichtsoefening in waarbij de rechtmatige belangen van alle betrokkenen (de organisatie, de klokkenluider en de beklaagde) in overeenstemming moeten worden gebracht.

Men kan zich afvragen of het mede inschakelen van werknemers om het professioneel plichtsbesef van andere werknemers te gaan controleren wel noodzakelijk, en zo ja, nog wel proportioneel is.

Vooreerst is het van groot belang dat de werkgever allerlei preventieve maatregelen neemt om niet-integer werknemersgedrag te voorkomen.

De werkgever moet zich dus afvragen of hij niet al voldoende inzicht krijgt in het fenomeen van niet-integer werknemersgedrag via reeds bestaande vormen van werkgeverscontrole zoals bijvoorbeeld het gebruik van camera's, bevraging van klanten, audits, ….

Hoewel de argumenten voor elke afzonderlijke inperking van de privacy (camera, audit,..) op zichzelf voldoende draagkracht kunnen hebben, moet de verantwoordelijke voor de verwerking, in deze situatie de werkgever, zich er voor hoeden dat de optelsom van al die voorrechten niet stilaan een te verregaande inperking gaan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de werknemers.

Als sluitstuk van allerlei vormen van werkgeverscontrole op werknemers die reeds bestaan, bestaat de mogelijkheid om de werknemer zelf in te zetten voor zulke controles. De werknemer wordt met andere woorden formeel uitgenodigd deel te worden van de werkgeverslogica van controle op werknemers: hij kan worden ingeschakeld om bij de eigen collega’s mogelijke tekenen van niet-integer gedrag te observeren en te rapporteren: kastekorten, kantoorbenodigdheden die verdwijnen, het aantal werkuren dat wordt overdreven, onkostennota’s die worden verbloemd,…

Elke werknemer wordt met andere woorden potentieel controleur van en wordt potentieel gecontroleerd door de andere collega’s. Deze manier van werken kan moeilijk bijdragen tot een sfeer van wederzijds vertrouwen, noch tussen de werknemers onderling, noch tussen werknemers en werkgever. Men moet bovendien rekening houden met de contraproductieve gevolgen die de voorgestelde actie op de kwaliteit van de arbeidsverhoudingen en van het werk zelf kunnen hebben.

Samenvattend kan gesteld worden dat de werkgever het binnendringen in de privacy van de werknemers zoveel mogelijk dient te beperken. Een klokkenluidersregeling moet dan ook met een kritische bril bekeken worden aangezien het recht van de werknemers om op de werkvloer tot op een zekere hoogte van de werkgever afgeschermde betrekkingen te onderhouden met de collega’s (erkend door Europese rechtspraak) op deze manier niet meer op een ongedwongen wijze of in een serene sfeer kan worden beleefd en dus wordt uitgehold.

Dit standpunt werd hernomen in de algemene aanbeveling van de Autoriteit van 29 november 2006 betreffende de verenigbaarheid van meldsystemen (klokkenluidersystemen) met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

In dit advies worden dergelijke systemen weliswaar niet a priori als excessief of buitenproportioneel beschouwd, maar de Autoriteit preciseert wel dat dergelijke meldsystemen zich enkel verdragen met de Privacywet, indien rekening wordt gehouden met de daarin vermelde principes. Het gaat onder meer om de beperking van het toepassingsgebied van het meldsysteem, de opgelegde eerbiediging van de rechten van de betrokkenen, zeker als de verstrekte en verwerkte gegevens gerechtelijke persoonsgegevens zijn, het besteden van aandacht aan de veiligheidsaspecten,…