Hoe u uw rechten kunt uitoefenen (Art. 12 AVG)

Artikel 12 van de AVG beschrijft welke regels u moet volgen om uw rechten uit te oefenen. Als u een van uw rechten wil uitoefenen, is het dus van belang om u op dit artikel te baseren. Zo bent u zeker in regel. Onthoud wel dat uw rechten alleen gelden voor uw eigen persoonsgegevens. U kan dus bijvoorbeeld niet vragen om de gegevens van een ander te bekijken.

Met deze regels weet u welke procedure u moet volgen en welke termijnen er gelden.

Duidelijk

Diegene die uw persoonsgegevens verwerkt, die we de "verwerkingsverantwoordelijke" noemen, moet u altijd beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie verstrekken. Die informatie moet in klare en eenvoudige taal opgesteld zijn en aangepast aan de persoon die erom vraagt. Bijvoorbeeld, als de informatie bestemd is voor een kind, moet de manier van communiceren daaraan worden aangepast zodat het kind die informatie kan begrijpen. De informatie moet schriftelijk gegeven worden of via andere middelen, bijvoorbeeld via e-mail. Maar als u daarom vraagt, kunt u de informatie ook mondeling krijgen. Dan moet u wel uw identiteit bewijzen want alleen mondeling uw identiteit meedelen is niet voldoende.

Gratis

U moet in principe niet betalen voor de informatie die u hebt opgevraagd. Maar als het overduidelijk is dat uw verzoeken ongegrond zijn of overmatig, bijvoorbeeld omdat u steeds hetzelfde opnieuw vraagt, mag diegene die uw gegevens verwerkt:

  • ofwel een redelijke vergoeding aanrekenen om zijn administratieve kosten te dekken die hij heeft moeten maken om u de gevraagde informatie te geven of om de maatregelen te treffen waarnaar u hebt gevraagd;
  • ofwel het verzoek weigeren.

In dat geval moet diegene die uw persoonsgegevens verwerkt aantonen dat uw verzoek duidelijk ongegrond of overmatig is.

Snel

Wanneer u bijvoorbeeld inzage, verbetering of wissing van uw gegevens vraagt, moet de verwerkingsverantwoordelijke u op de hoogte brengen van de maatregelen die hij na uw verzoek heeft genomen. U moet die informatie krijgen binnen de maand nadat hij uw verzoek heeft ontvangen.

Het kan wel gebeuren dat deze termijn met 2 maanden wordt verlengd als uw verzoek complex is of als de verwerkingsverantwoordelijke heel veel verzoeken moet behandelen. Onder normale omstandigheden moet u dus een antwoord krijgen binnen de maand nadat uw verzoek werd ontvangen. Maar als de omstandigheden ingewikkelder zijn, moet u antwoord krijgen binnen de 3 maanden nadat hij uw verzoek heeft ontvangen.

Als de antwoordtermijn wordt verlengd, moet de verwerkingsverantwoordelijke u daar niet alleen van op de hoogte brengen maar moet hij u ook de reden voor die verlenging geven. U moet die informatie over de termijnverlenging krijgen binnen de maand nadat hij uw verzoek heeft ontvangen.

Als u uw verzoek elektronisch doet, moet u de informatie als dat mogelijk is, ook elektronisch krijgen, tenzij u anders hebt verzocht.

Als de verwerkingsverantwoordelijke beslist om niet in te gaan op uw verzoek, moet hij u daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen en ten laatste binnen de maand nadat hij uw verzoek heeft ontvangen. Hij moet u ook uitleggen waarom hij niets onderneemt en u laten weten dat u een klacht kan indienen bij de toezichthoudende autoriteit (de Autoriteit) of in beroep kan gaan voor de rechtbank.

Voorzichtig

Als de verwerkingsverantwoordelijke redelijke twijfels heeft over uw identiteit, mag hij u om bijkomende en noodzakelijke informatie vragen zodat hij uw identiteit kan vaststellen.

In vergelijking met de huidige toestand is de antwoordtermijn ingekort omdat de Privacywet vandaag een antwoordtermijn toekent van 45 dagen. Voortaan moet u binnen de maand antwoord krijgen.

Trouwens, binnen de Privacywet kunt u uw rechten pas uitoefenen als u een aantal vormvoorwaarden eerbiedigt:

  • U moet aan de verwerkingsverantwoordelijke een gedateerd en ondertekend verzoek richten;
  • Dat mag u ter plaatse afgeven of versturen per post of per fax, samen met een identiteitsbewijs (fotokopie van uw identiteitskaart waarop u de onnodige gegevens kan doorstrepen).

Het zou goed zijn om toekomstgericht te denken en eventueel deze vormvoorwaarden en modelbrieven aan te passen.